Panaszrendszerek

Whistleblowing – Új kihívások és megoldások a Panasztörvény kapcsán

Az új Panasztörvény számos új kötelezettséget ír elő immár a középméretű vállalkozások számára is. Az alábbiakban a panaszrendszerek adta lehetőségekről és kihívásokról számolunk be, nemzetközi kitekintéssel a nagyvállalatok eddigi tapasztalataira is.

Az új Panasztörvény szerint immár az 50 fő feletti vállalkozások számára is kötelező egy visszaélés-bejelentési rendszer, azaz panaszrendszer létrehozása 2023. december 17-ig. A szabályok az EU Whistleblower Irányelvének (2019/1937) megfelelően kerültek bevezetésre. A visszaélést bejelentő rendszer lehetővé teszi a vállalatok számára, hogy feltárják a cégen belüli káros illetve jogellenes folyamatokat. Ennek számos formája lehet, például csalás, korrupció, illetve műhiba vagy hanyagság által okozott kár. Mindez súlyos anyagi hátrányokat okozhat a vállalatnak, amely a közérdek sérelme esetén bírsággal is járhat.

Míg a legtöbb európai országban a panasztétel csak a munkavállalók számára lehetséges, addig a magyar jogszabályok előírják, hogy a cég ne csak saját alkalmazottai, hanem más, törvény által meghatározott további személyek panaszait is kezelje. A munkáltatóknak lehetővé kell tenniük, hogy a visszaélést bejelentő személyek írásban és szóban is bejelentést tehessenek.

A magyar visszaélések bejelentésére vonatkozó szabályozás további sajátossága, hogy a cégeknek névtelen bejelentéseket is fogadniuk  kell, azonban nem kötelesek azokat kivizsgálni. Ennek ellenére a cég érdeke lehet a névtelen bejelentések megismerése, mivel azok hasznos információkat tartalmazhatnak. Továbbá, amennyiben a vállalat az ISO 37301 és ISO 37001 szabványokat alkalmazza, akkor a szabványok előírják az anonim panaszok kezelését.

Érdekes továbbá, hogy a nemzetközi statisztikák szerint a bejelentők többsége névtelen kíván maradni, és a bejelentők körülbelül 90 százaléka munkaidőn kívül nyújtja be a panaszt. A legtöbb vállalat ezért külső szolgáltatókkal működik együtt a visszaélést bejelentő rendszerek, közismert néven panaszrendszerek működtetésében. A külföldi nagyvállalatok gyakorlatában elterjedtek az online bejelentési platformok, azonban nem minden esetben biztosítják a magyar jogszabályok szerinti teljes körű megfelelést. A Gyarmathy&Partners panaszrendszer-szolgáltatása teljes körű megfelelést biztosít a magyar jog szerint, és lehetővé teszi a vállalatok számára, hogy hatékonyan reagáljanak a bejelentésekre és panaszokra.

A legtöbb multinacionális vállalat nem csupán compliance-kötelezettségnek tekinti a visszaélést bejelentő rendszereket, hanem értékes eszköznek is. A nemzetközi statisztikák azt mutatják, hogy a bejelentő rendszerrel rendelkező cégek 80%-a sikeresen feltárta a visszaélésekről szóló jelentésekben szereplő jogellenes tevékenységet és károkat. Végül, egy hatékony panaszrendszer bevezetése nemcsak pénzügyi előnyökkel jár a vállalat számára, hanem javítja a cég compliance kultúráját és a munkatársak személyes felelősségérzetét is.